Chính sách xử lý và bảo vệ dữ liệu cá nhân

Chính sách này giúp Quý khách hiểu Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Khánh An thu thập, xử lý và bảo vệ dữ liệu cá nhân như thế nào trong quá trình cung cấp sản phẩm, dịch vụ và vận hành các kênh của Khánh An.

1. Bên kiểm soát dữ liệu cá nhân

Bên kiểm soát dữ liệu cá nhân là Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Khánh An (tên viết tắt: Công ty TNHH Khánh An), mã số thuế 0305463845, người đại diện theo pháp luật: Ông Hồ Trung Trực. Trụ sở: Căn hộ Văn phòng số 02, Tầng 10, Tháp R1, Cao ốc The Everrich, 968 Đường 3 Tháng 2, Phường Phú Thọ, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam (sau đây gọi là “Khánh An” hoặc “Chúng tôi”).

2. Phạm vi áp dụng

Chính sách áp dụng cho hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân tại website, cửa hàng, hotline, thư điện tử, mạng xã hội, nền tảng nhắn tin và các kênh giao dịch khác của Khánh An. Phạm vi bao gồm tư vấn, mua bán xe, trả góp, bảo hành, bảo dưỡng, sửa chữa, chăm sóc khách hàng, khuyến mại, tuyển dụng, ghi âm cuộc gọi và camera tại cửa hàng.

3. Dữ liệu cá nhân có thể được xử lý

Tùy từng giao dịch, Khánh An có thể xử lý một hoặc nhiều nhóm dữ liệu sau:

• Thông tin nhận dạng và liên hệ: họ tên, ngày sinh, số điện thoại, email, địa chỉ, chữ ký và số căn cước. Khánh An không thu thập hoặc lưu trữ hình ảnh, bản chụp thẻ căn cước cho hoạt động này.
• Thông tin giao dịch và phương tiện: nhu cầu, sản phẩm quan tâm, đơn hàng, thanh toán, hóa đơn, biển số xe, số khung, số máy, lịch sử mua xe, bảo hành, bảo dưỡng và sửa chữa.
• Thông tin tương tác: nội dung yêu cầu, khiếu nại, phản hồi, lịch hẹn, tin nhắn, thư điện tử và bản ghi âm cuộc gọi.
• Hình ảnh và video được ghi nhận tại khu vực có camera hoặc sự kiện sau khi đã thông báo hoặc có căn cứ phù hợp.
• Dữ liệu kỹ thuật và trực tuyến: địa chỉ IP, loại thiết bị và trình duyệt, nhật ký truy cập, cookie, trang đã xem, nguồn truy cập và thông tin chiến dịch.
• Hồ sơ tuyển dụng và nhân sự: thông tin liên hệ, học vấn, kinh nghiệm, bằng cấp, hồ sơ ứng tuyển và dữ liệu cần thiết cho quan hệ lao động.

Khánh An không thu thập hoặc lưu trữ hồ sơ tài chính, tín dụng và hồ sơ xét duyệt trả góp của Quý khách. Khi Quý khách có nhu cầu trả góp, Khánh An chỉ hỗ trợ kết nối; Quý khách cung cấp hồ sơ trực tiếp cho công ty tài chính. Công ty tài chính tự chịu trách nhiệm về việc thu thập, xử lý, bảo vệ dữ liệu và thông báo chính sách riêng cho Quý khách.

Khi xử lý dữ liệu cá nhân nhạy cảm, Khánh An sẽ thông báo cho chủ thể dữ liệu biết và áp dụng các biện pháp bảo vệ phù hợp theo quy định.

4. Nguồn thu thập dữ liệu

Dữ liệu có thể được thu thập:

• Trực tiếp từ Quý khách khi giao dịch hoặc liên hệ với Khánh An;
• Tự động từ website, cookie, thiết bị, camera và hệ thống kỹ thuật;
• Từ Honda Việt Nam, đơn vị bảo hiểm, đối tác bảo hành, nhà cung cấp dịch vụ hoặc nguồn hợp pháp khác, trong phạm vi Quý khách đã đồng ý hoặc pháp luật cho phép.

5. Mục đích xử lý dữ liệu

• Tiếp nhận yêu cầu, tư vấn, xác nhận ưu đãi, đặt lịch và hỗ trợ khách hàng;
• Giao kết và thực hiện giao dịch; thanh toán, xuất hóa đơn, giao xe, đăng ký xe, kết nối Quý khách với công ty tài chính khi có yêu cầu, hỗ trợ bảo hiểm và các thủ tục liên quan;
• Thực hiện bảo hành, bảo dưỡng, sửa chữa, triệu hồi, chăm sóc sau bán hàng và giải quyết khiếu nại;
• Xác thực, phòng chống gian lận, bảo đảm an ninh, an toàn và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của các bên;
• Vận hành, đo lường, bảo mật và cải thiện website, sản phẩm, dịch vụ và trải nghiệm khách hàng;
• Tuyển dụng, giao kết và quản lý quan hệ lao động;
• Gửi thông tin khuyến mại, giới thiệu sản phẩm, khảo sát và cá nhân hóa nội dung khi Quý khách đã có lựa chọn đồng ý phù hợp;
• Thực hiện nghĩa vụ kế toán, thuế, báo cáo, lưu trữ và các nghĩa vụ khác theo pháp luật.

6. Sự đồng ý và căn cứ xử lý

Khánh An xin sự đồng ý trước khi thu thập, xử lý dữ liệu trong trường hợp pháp luật yêu cầu. Sự đồng ý phải tự nguyện, rõ ràng, cụ thể, có thể kiểm chứng và được thực hiện riêng cho từng mục đích. Im lặng hoặc không phản hồi không được xem là đồng ý.

Việc đồng ý nhận quảng cáo, khuyến mại là tùy chọn và được tách khỏi việc xử lý cần thiết để giải quyết giao dịch. Quý khách có thể rút lại sự đồng ý theo Mục 16.

Khánh An có thể xử lý dữ liệu không cần sự đồng ý khi cần thực hiện thỏa thuận, nghĩa vụ pháp lý, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp trong trường hợp cần thiết hoặc thuộc trường hợp khác mà pháp luật cho phép.

7. Hậu quả có thể phát sinh

Quý khách có quyền không cung cấp dữ liệu hoặc rút lại sự đồng ý. Nếu dữ liệu là cần thiết để thực hiện một yêu cầu, giao dịch hoặc nghĩa vụ pháp lý, Khánh An có thể không thể cung cấp đầy đủ dịch vụ liên quan. Việc không đồng ý nhận quảng cáo không ảnh hưởng đến khả năng gửi yêu cầu tư vấn hoặc sử dụng dịch vụ chính.

8. Chia sẻ và chuyển giao dữ liệu

Trong phạm vi phù hợp với mục đích xử lý, Khánh An có thể chia sẻ hoặc chuyển giao dữ liệu cho:

• Các bộ phận, chi nhánh và cửa hàng thuộc hệ thống Khánh An;
• Honda Việt Nam, nhà cung cấp, đơn vị bảo hành, bảo hiểm và đối tác cần thiết để thực hiện giao dịch;
• Công ty tài chính, trong phạm vi thông tin liên hệ và nội dung đề nghị kết nối mà Quý khách đã đồng ý cung cấp; hồ sơ tài chính và hồ sơ xét duyệt trả góp do Quý khách cung cấp trực tiếp cho công ty tài chính;
• Nhà cung cấp hạ tầng website, lưu trữ, điện toán đám mây, phân tích, phần mềm, quản lý khách hàng, tổng đài, SMS, email, nhắn tin, quảng cáo và bảo mật;
• Đơn vị tư vấn pháp lý, kế toán, kiểm toán và tư vấn chuyên môn;
• Cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định;
• Bên khác khi có sự đồng ý hợp lệ của chủ thể dữ liệu.

Khánh An không mua, bán dữ liệu cá nhân. Việc chuyển dữ liệu cho bên xử lý hoặc bên thứ ba chỉ được thực hiện trong phạm vi cần thiết, có căn cứ phù hợp và kèm theo trách nhiệm bảo vệ dữ liệu.

9. Chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới

Một số nhà cung cấp hạ tầng, lưu trữ, phân tích hoặc phần mềm có thể xử lý dữ liệu tại hệ thống đặt ngoài lãnh thổ Việt Nam. Khi phát sinh việc chuyển dữ liệu xuyên biên giới, Khánh An thực hiện các biện pháp bảo vệ, thỏa thuận với bên nhận và nghĩa vụ đánh giá tác động theo quy định áp dụng.

10. Thời gian lưu trữ

Dữ liệu được lưu trong thời gian cần thiết để hoàn thành mục đích xử lý, thực hiện thỏa thuận, bảo hành, giải quyết khiếu nại, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp và đáp ứng nghĩa vụ lưu trữ theo pháp luật. Dữ liệu tiếp thị được xử lý cho đến khi Quý khách rút lại sự đồng ý hoặc mục đích xử lý chấm dứt.

Khi hết thời hạn lưu trữ hoặc đã hoàn thành mục đích, dữ liệu sẽ được xóa, hủy hoặc khử nhận dạng bằng biện pháp phù hợp, trừ khi pháp luật cho phép hoặc yêu cầu tiếp tục lưu trữ.

11. Quyền của chủ thể dữ liệu

Trong phạm vi pháp luật quy định, Quý khách có quyền:

• Được biết về hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân;
• Đồng ý, không đồng ý hoặc rút lại sự đồng ý;
• Xem, yêu cầu cung cấp, chỉnh sửa hoặc cập nhật dữ liệu;
• Yêu cầu xóa, hạn chế hoặc phản đối việc xử lý dữ liệu;
• Khiếu nại, tố cáo, khởi kiện, yêu cầu bồi thường thiệt hại và yêu cầu áp dụng biện pháp bảo vệ theo quy định.

Khánh An có thể yêu cầu thông tin cần thiết để xác minh danh tính và quyền gửi yêu cầu. Khánh An sẽ xác nhận, phản hồi và thực hiện yêu cầu trong thời hạn pháp luật quy định. Nếu không thể thực hiện yêu cầu vì lý do hợp pháp, Khánh An sẽ thông báo lý do.

12. Dữ liệu của trẻ em và người chưa đủ 18 tuổi

Khánh An không cung cấp biểu mẫu hoặc dịch vụ trực tuyến dành cho trẻ em và không chủ động thu thập dữ liệu cá nhân của trẻ em. Các biểu mẫu giao dịch trực tuyến của Khánh An chỉ dành cho người từ đủ 18 tuổi. Người chưa đủ 18 tuổi không tự gửi thông tin qua các biểu mẫu này; cha, mẹ hoặc người đại diện theo pháp luật có thể trực tiếp liên hệ với Khánh An khi cần hỗ trợ.

Nếu phát hiện dữ liệu của trẻ em được cung cấp ngoài chủ đích, Khánh An sẽ ngừng xử lý và xóa hoặc khử nhận dạng dữ liệu trong thời gian hợp lý, trừ trường hợp pháp luật yêu cầu lưu giữ. Camera an ninh tại cửa hàng có thể ghi nhận hình ảnh một cách ngẫu nhiên khi trẻ em đi cùng người lớn; hình ảnh này chỉ được xử lý cho mục đích an ninh, an toàn và theo thời hạn lưu trữ áp dụng cho hệ thống camera.

13. Cookie và công cụ phân tích

Cookie là tệp dữ liệu nhỏ được lưu trên trình duyệt khi Quý khách truy cập website. Website Khánh An dùng hai nhóm:

• Cần thiết (luôn bật): giúp website hoạt động, bảo mật và ghi nhớ lựa chọn cookie của Quý khách. Nhóm này không dùng để quảng cáo hay theo dõi Quý khách trên website khác.
• Phân tích (chỉ bật khi Quý khách cho phép): giúp Khánh An biết trang nào được xem nhiều, nguồn truy cập và lỗi phát sinh để cải thiện website. Dữ liệu được tổng hợp, không dùng để xác định danh tính từng người.

Chi tiết các cookie và bộ nhớ trình duyệt đang sử dụng:

• khanh-an-cookie-consent-v1 (bộ nhớ trình duyệt, Khánh An, nhóm cần thiết): lưu lựa chọn cookie của Quý khách; giữ đến khi Quý khách xóa dữ liệu trình duyệt.
• Bộ nhớ phiên của trang đăng ký voucher (Khánh An, nhóm cần thiết): tránh gửi trùng một đăng ký; tự xóa khi đóng tab.
• _ga, _ga_* (Google Analytics – Google LLC, nhóm phân tích): phân biệt lượt truy cập để thống kê; thời hạn tối đa 2 năm.
• Vercel Web Analytics (Vercel Inc., nhóm phân tích): đếm lượt xem trang ở dạng tổng hợp, không đặt cookie; chỉ chạy khi Quý khách cho phép phân tích.
• ph_* (PostHog Inc., nhóm phân tích): ghi nhận các trang đã xem, nút đã bấm và bản ghi thao tác trên trang để cải thiện website; mọi ô nhập liệu (họ tên, số điện thoại…) đều được che và không được ghi lại; thời hạn tối đa 1 năm; chỉ chạy khi Quý khách cho phép phân tích.

Google, Vercel và PostHog có thể xử lý dữ liệu trên máy chủ đặt ngoài Việt Nam như nêu tại Mục 9. Website không dùng cookie quảng cáo hoặc cookie theo dõi của mạng xã hội. Khi Khánh An bổ sung loại cookie mới, danh sách này sẽ được cập nhật và Quý khách sẽ được hỏi lại nếu cần sự đồng ý.

Quý khách có thể thay đổi hoặc rút lại lựa chọn bất cứ lúc nào bằng nút “Cài đặt cookie” ở cuối mỗi trang; khi chọn “Chỉ cookie cần thiết”, cookie phân tích đã đặt sẽ được xóa. Quý khách cũng có thể chặn hoặc xóa cookie trong cài đặt trình duyệt; việc này không ảnh hưởng đến khả năng xem xe, gửi yêu cầu tư vấn hay đặt lịch.

14. Biện pháp bảo vệ và xử lý sự cố

Khánh An áp dụng các biện pháp quản lý và kỹ thuật phù hợp, bao gồm phân quyền truy cập, quản lý tài khoản, bảo mật hệ thống, sao lưu, giám sát và đào tạo nhân sự tùy theo tính chất của dữ liệu và rủi ro.

Không có hệ thống nào an toàn tuyệt đối. Khi phát hiện vi phạm dữ liệu, Khánh An sẽ kịp thời ngăn chặn, khắc phục, ghi nhận sự cố và thông báo cho chủ thể dữ liệu, cơ quan có thẩm quyền trong trường hợp và thời hạn pháp luật quy định.

15. Nghĩa vụ của chủ thể dữ liệu

Quý khách cần cung cấp thông tin chính xác, hợp pháp; tự bảo vệ dữ liệu và thông tin xác thực của mình; tôn trọng dữ liệu của người khác; và thông báo cho Khánh An khi phát hiện thông tin không chính xác hoặc có dấu hiệu bị xâm phạm. Khi cung cấp dữ liệu của người khác, Quý khách cần bảo đảm có quyền cung cấp và đã thông báo hoặc có sự đồng ý cần thiết.

16. Thông tin liên hệ

Để thực hiện quyền về dữ liệu cá nhân, rút lại sự đồng ý, từ chối quảng cáo hoặc gửi câu hỏi, Quý khách có thể liên hệ:

• Email: info@hondakhanhan.vn
• Hotline: 1800 6347 (trong giờ hành chính)
• Địa chỉ nhận văn bản: 1824A–1826 Tỉnh Lộ 10, Phường Tân Tạo, Bình Tân, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

17. Cập nhật Chính sách

Khánh An có thể cập nhật Chính sách để phù hợp với hoạt động kinh doanh, công nghệ và quy định pháp luật. Bản cập nhật sẽ được công bố tại các kênh phù hợp và ghi rõ ngày cập nhật. Khi thay đổi làm ảnh hưởng đáng kể đến quyền của chủ thể dữ liệu hoặc phát sinh mục đích xử lý mới cần sự đồng ý, Khánh An sẽ thông báo và xin lại sự đồng ý theo quy định.